La verdadera gestión de proyectos

En un mundo donde impera el ahorro de costes y la obtención de los máximos beneficios posibles, los proyectos (de cualquier ámbito) son tomados habitualmente como trabajos a realizar lo más rápido y barato posible. No es de extrañar el fracaso en la gestión de proyectos.

En este concepto, muchas veces, el culpable del fracaso del proyecto no es tan solo el encargado, sino el cliente también. Lo quiero bonito, muy barato y ya… olvidándonos de la calidad.

Es por ello, que muchas empresas pasan por alto todos los pasos que implican realmente realizar un proyecto, y se centran exclusivamente en la ejecución, sin haber parado a pensar en la planificación, y descuidando el seguimiento y control del mismo.

Un proyecto web es mucho más que ponerse a «machacar» teclas sin más. Es muy importante que el profesional que vaya a hacerse cargo de tu proyecto haga una toma de necesidades del cliente, comprender el objetivo del proyecto, y tener en cuenta a quién va dirigido una vez esté en producción.

Según un estudio del Standish Group, solo el 32% de los proyectos informáticos realizados en 2009 alcanzaron sus objetivos. Un 24% fracasaron, y un 44% obtuvieron resultados cuestionables o con objetivos distintos a los planteados.

Se debe definir un alcance, y establecer un pequeño organigrama… y todo esto… antes de pasar un presupuesto.

Es por ello, que embarcarse en un proyecto, antes de ni siquiera haber hablado de dinero, ya requiera de una gran capacitación del profesional con el que te has puesto en contacto, y además esté dispuesto a emplear todo este tiempo antes de saber si el presupuesto va a ser aceptado.

Una vez alcanzado un preacuerdo, toca detallar el alcance del desarrollo (hasta dónde hemos de llegar programando) y así  evitar confusiones después. Distribuir el trabajo por hitos, evaluar posibles riesgos que puedan emerger, elegir el equipo humano con el que trabajar, establecer roles, trazar un plan de calidad, y realizar el presupuesto definitivo, junto al contrato.

En todo este trabajo hasta ahora no se ha pulsado ni una sola tecla para desarrollar el proyecto, y todo este trabajo no se verá ni siquiera reflejado en el presupuesto.

La ejecución de un proyecto solo supone un 40% del tiempo total del proyecto.

Ya aceptada la propuesta comercial, es hora de desarrollar el proyecto, con los distintos recursos (económicos, humanos, tiempo). Todo ello con un perfil que haga el seguimiento de tareas, hitos, calendario, presupuesto, riesgos y posibles cambios.

En caso de que el proyecto sea largo, realizando informes de progreso eventuales, y haciendo muestras al cliente del trabajo hasta el momento realizado.

Una vez terminado, el cliente debe estar satisfecho para poder dar acta de aceptación, los objetivos han debido ser alcanzados,  y en los casos que proceda, deberemos empezar con el soporte y mantenimiento del desarrollo durante su ciclo de vida.